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Part 07 Unit 01

實戰專案：會議記錄自動化

從零開始建立完整的

會議記錄自動處理系統

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專案目標

建立會議記錄自動化流程：

快速記錄會議重點
AI 自動整理成標準格式
自動生成待辦事項清單
輸出成專業 Word 文件

💡 完成後，會議記錄只需 5 分鐘！

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完整流程圖

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快速筆記

→

🤖
AI 整理

→

✅
生成待辦

→

📄
輸出 Word

使用工具

Antigravity - AI 整理
Pandoc - 格式轉換
PowerShell - 自動化腳本

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步驟 1：建立專案資料夾

# 建立專案結構
mkdir D:\MeetingNotes
cd D:\MeetingNotes
mkdir raw        # 原始筆記
mkdir processed  # 整理後的 Markdown
mkdir output     # 輸出的 Word
mkdir templates  # 模板

📁 MeetingNotes/ ├── 📁 raw/ ├── 📁 processed/ ├── 📁 output/ └── 📁 templates/

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步驟 2：建立會議記錄模板

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title: 會議記錄
date: YYYY-MM-DD
attendees: []
---

# 會議主題

## 基本資訊
- **日期**：
- **時間**：
- **地點**：
- **主持人**：
- **記錄**：
- **出席**：

## 討論事項

### 議題一

### 議題二

## 決議事項

## 待辦事項
- [ ] 待辦 1（負責人，期限）
- [ ] 待辦 2（負責人，期限）

## 下次會議
- **日期**：
- **議題預告**：

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步驟 3：快速記錄

會議中快速打字，不用管格式

專案進度會議 2025/1/15 下午2點
參加：王經理 小明 小美 小華
討論專案進度
小明：後端完成80% 預計下週完成
小美：前端設計稿已完成 等待確認
下週要給客戶看 demo
預算可能要追加10%
決定：先完成核心功能再討論追加
待辦：小明下週五前完成後端 小美準備demo環境
下次開會：1/22 同一時間

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步驟 4：AI 整理提示詞

請將以下會議筆記整理成標準格式：

格式要求：
1. 使用 Markdown 格式
2. 加入 YAML 元資料（title, date, attendees）
3. 分類：基本資訊、討論事項、決議、待辦事項、下次會議
4. 待辦事項使用核取方塊 [ ]，並標示負責人和期限
5. 重要決議用粗體標示

原始筆記：
[貼上快速記錄的內容]

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AI 整理結果

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title: 專案進度會議
date: 2025-01-15
attendees: [王經理, 小明, 小美, 小華]
---

# 專案進度會議

## 基本資訊
- **日期**：2025 年 1 月 15 日（三）
- **時間**：14:00
- **出席**：王經理、小明、小美、小華

## 討論事項

### 專案進度
- **小明（後端）**：完成 80%，預計下週完成
- **小美（前端）**：設計稿已完成，等待確認

### 預算討論
- 可能需要追加 10%

## 決議事項
- **先完成核心功能，再討論預算追加**

## 待辦事項
- [ ] 完成後端開發（小明，1/22 前）
- [ ] 準備 Demo 環境（小美，1/21 前）

## 下次會議
- **日期**：2025 年 1 月 22 日（三）14:00

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步驟 5：建立 Word 模板

產生 Pandoc 參考文件

pandoc -o templates/meeting-template.docx --print-default-data-file reference.docx

在 Word 中修改樣式

設定公司 Logo 頁首
統一標題字體和顏色
設定頁尾頁碼

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步驟 6：轉換成 Word

pandoc processed/meeting-0115.md -o output/meeting-0115.docx --reference-doc=templates/meeting-template.docx

✅ 專業格式的會議記錄完成！

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步驟 7：建立自動化腳本

# process-meeting.ps1
# 會議記錄處理腳本

param(
    [Parameter(Mandatory=$true)]
    [string]$RawFile
)

$baseName = [IO.Path]::GetFileNameWithoutExtension($RawFile)
$date = Get-Date -Format "yyyyMMdd"
$processedFile = "processed\$baseName-$date.md"
$outputFile = "output\$baseName-$date.docx"

Write-Host "📋 處理會議記錄: $RawFile" -ForegroundColor Cyan

# 提示使用者進行 AI 整理
Write-Host "`n請在 AI 面板中：" -ForegroundColor Yellow
Write-Host "1. 貼上 raw\$RawFile 的內容"
Write-Host "2. 使用會議記錄整理提示詞"
Write-Host "3. 儲存結果到 $processedFile"
Write-Host "`n完成後按 Enter 繼續..." -ForegroundColor Yellow
Read-Host

# 轉換成 Word
if (Test-Path $processedFile) {
    pandoc $processedFile -o $outputFile --reference-doc=templates\meeting-template.docx
    Write-Host "✅ 輸出完成: $outputFile" -ForegroundColor Green
} else {
    Write-Host "❌ 找不到處理後的檔案" -ForegroundColor Red
}

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步驟 8：提取待辦事項

# extract-todos.ps1
# 從會議記錄提取待辦事項

param([string]$File)

$content = Get-Content $File -Raw
$todos = [regex]::Matches($content, '- \[ \] (.+)')

Write-Host "`n📋 待辦事項清單" -ForegroundColor Cyan
Write-Host "================`n"

foreach ($todo in $todos) {
    Write-Host "□ $($todo.Groups[1].Value)"
}

# 輸出到獨立檔案
$todoFile = "output\todos-$(Get-Date -Format 'yyyyMMdd').md"
"# 待辦事項`n" | Out-File $todoFile
foreach ($todo in $todos) {
    "- [ ] $($todo.Groups[1].Value)" | Add-Content $todoFile
}

Write-Host "`n✅ 已輸出到: $todoFile" -ForegroundColor Green

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步驟 9：完整工作流程

每次會議的標準流程

會議中用 raw/meeting-日期.txt 快速記錄
會後執行 .\process-meeting.ps1 meeting-日期.txt
在 AI 面板整理並儲存
腳本自動轉換成 Word
執行 .\extract-todos.ps1 提取待辦

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進階：會議記錄範本庫

會議類型	範本特點
專案進度會議	進度追蹤、風險、待辦
客戶會議	需求記錄、報價、時程
週會/月會	各部門報告、KPI
腦力激盪	點子列表、投票結果
面試記錄	評分、問答、建議

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進階：自動歸檔

# archive-meetings.ps1
# 按月份歸檔會議記錄

$files = Get-ChildItem output\*.docx

foreach ($file in $files) {
    # 從檔名提取日期
    if ($file.Name -match '(\d{4})(\d{2})') {
        $year = $Matches[1]
        $month = $Matches[2]
        $archivePath = "archive\$year\$month"

        if (!(Test-Path $archivePath)) {
            New-Item -ItemType Directory -Path $archivePath -Force
        }

        Move-Item $file.FullName -Destination $archivePath
        Write-Host "📁 $($file.Name) → $archivePath"
    }
}

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進階：生成會議摘要郵件

請根據這份會議記錄，生成一封簡短的摘要郵件：

格式：
主旨：[會議名稱] 會議摘要 - [日期]

正文：
- 開頭問候
- 會議重點（3-5 點）
- 待辦事項提醒
- 下次會議預告
- 結尾

語氣：專業、簡潔

[貼上會議記錄]

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最終專案結構

📁 MeetingNotes/ ├── 📁 raw/ 原始快速筆記 ├── 📁 processed/ 整理後 Markdown ├── 📁 output/ Word 輸出 ├── 📁 templates/ 模板 │ └── meeting-template.docx ├── 📁 archive/ 歸檔 │ └── 📁 2025/ │ └── 📁 01/ ├── process-meeting.ps1 ├── extract-todos.ps1 └── archive-meetings.ps1

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效率比較

項目	傳統方式	自動化
記錄時間	30 分鐘	5 分鐘
整理時間	20 分鐘	2 分鐘
格式排版	15 分鐘	自動
待辦提取	5 分鐘	自動
總計	70 分鐘	7 分鐘

🚀 效率提升 90%！

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動手練習

完成以下任務：

建立 MeetingNotes 專案資料夾結構
建立會議記錄模板
模擬一次會議快速記錄
使用 AI 整理成標準格式
轉換成 Word 文件

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練習答案

🔒 輸入密碼查看答案

# 1. 建立資料夾
mkdir D:\MeetingNotes; cd D:\MeetingNotes
mkdir raw, processed, output, templates

# 2. 建立模板（使用前面的範本）

# 3. 模擬記錄
"測試會議 1/15 小明小美 討論進度 決定下週完成" |
    Out-File raw\test-meeting.txt

# 4. AI 整理後儲存到 processed\test-meeting.md

# 5. 轉換
pandoc processed\test-meeting.md -o output\test-meeting.docx

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常見問題

問題	解決方案
AI 整理格式不對	提供更詳細的格式範例
中文排版問題	在模板設定中文字體
待辦提取不完整	確認使用標準 [ ] 格式
檔案命名混亂	統一使用日期命名規則

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擴展可能性

🔊 結合語音轉文字，直接錄音後整理
📧 自動發送會議摘要郵件
📊 統計會議數據（時長、頻率）
🔗 整合專案管理工具
☁️ 雲端同步和協作

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專案檢核清單

✅ 資料夾結構建立完成
✅ 會議記錄模板建立
✅ Word 參考模板設定
✅ AI 整理提示詞準備
✅ 自動化腳本建立
✅ 完成一次完整流程測試

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本單元總結

                專案成果：
                完整的會議記錄自動化系統
從 70 分鐘縮短到 7 分鐘
統一格式、專業輸出
自動追蹤待辦事項

            

下一專案：技術文件產生器 📖